Después de algunos años de experiencia manejando diferentes tipos de contabilidades, de empresas industriales, comerciales, de servicios y de manufactura en Ecuador, hemos llegado a la conclusión que el éxito de un departamento contable radica en la metodología aplicada en los procesos internos de la empresa que permiten al departamento contable llegar a su fin principal que es la emisión de los estados financieros; destinados a los usuarios finales, quienes toman esta información para uso de propósito general.

“La contabilidad es el lenguaje de los números expresando la posición financiera de una entidad a una fecha indicada.”

Esta información es de vital importancia para el usuario externo e interno de la empresa.

Principalmente para los accionistas e inversores, quienes esperan con ansias su lectura para conocer los “resultados” tan ansiados, que les permitirá conocer si su inversión tiene la rentabilidad esperada.

Para otros soñadores o emprendedores, será ver y leer los resultados de su esfuerzo día a día, esperando que los resultados de su gestión se vean traducido en números que le generen riqueza patrimonial.

Esta información tan valiosa es la que se presenta a los directivos de la empresa y la que esperan para su lectura.

La información contable es valiosa y lo ha sido a lo largo de los años; por lo que, para lograr sus objetivos, los departamentos contables han pasado desde la teneduría de libros respaldada con una buena caligrafía, hasta una contabilidad en línea, electrónica y de tipo contractual.

A medida que los negocios han crecido, la globalización ha avanzado y la riqueza prosperado, es que las empresas han debido adaptarse para cubrir estas necesidades, del mismo modo, los departamentos contables han ido evolucionando en sus servicios hasta llegar a especializarse.

Hoy en día, existen firmas contables, que brindan servicios de Outsourcing y de Supervisión contable para dar facilidad en este proceso contable empresarial. Desde Aldía, hemos logrado cumplir nuestro propósito, permitir al empresario dedicarse a la actividad central de su negocio y nosotros a nuestra actividad contable para dar información de calidad en el tiempo oportuno y necesario a través de los informes financieros entregados.

El éxito de nuestra empresa nos ha permitido llegar a otros niveles de servicio que ha gustado y cautivado a nuestros clientes, por esta experiencia nos permitimos compartir lo siguiente.

Algunos puntos a considerar para que su departamento contable sea eficiente y logre sus  principales objetivos:

Variables de éxito:

🎯Comunicación.

Mantén canales de comunicación abierta con tu equipo contable. Mantén sesiones individuales, escucha ideas y aplica las que consideres las mejores.

🎯Capacitación.

Desarrolla un plan de capacitación, desarrollo y formación para todos tus asistentes colaboradores.

Un equipo contable que no está capacitado, no va para ningún lado, perderás tiempo volviendo a explicar una y otra vez en lugar de que todo fluya.

¡Importante! La capacitación viene desde la empresa hacia el empleado; sin embargo, la capacitación individual y personal es vital, no hay excusas para no hacerlo.

🎯Tecnología.

Toma ventaja de sistemas en la nube (ERP), aplicaciones y respaldos. Siempre pensando en acceso fácil y remoto, dando a su vez todas las herramientas necesarias para que tu equipo trabaje cómodamente y en tiempo real.

🎯Automatización de Procesos, Papeles de trabajo.

Si cuentas con un ERP, automatiza procesos, papeles de trabajo (Excel es de gran ayuda), desarrolla tableros de mando. No acumules papeles en tu escritorio.

Una papelera llena o un escritorio lleno de documentos no es sinónimo de tener mucho trabajo, es sinónimo de ineficiencia y desorden.

El reflejo de una contabilidad en orden es un escritorio limpio.

🎯Calendario de Actividades.

Mantener informado al equipo de las fechas compromiso. Trasladar las metas de la empresa hasta el último nivel. Los KPI´s corporativos se llevan cabo desde la parte operativa hasta los mandos medios y desde los mandos medios hasta los altos directivos. Sino tienes una agenda de actividades, o un calendario de reuniones de planificación contable difícilmente podrás llegar a la meta que es cerrar los estados financieros.

🎯KPI’s.

Evalúa actividades con indicadores vs período anterior, y establece referencias. Mide el cumplimiento de tu equipo contable con la finalidad de mejorar eficiencia y eficacia.

Puedes establecer KPI´s para conciliaciones bancarias, para toma físicas de inventarios, para análisis de cuentas, para cumplimiento de declaraciones y presentaciones de anexos tributarios a tiempo.

Si realizas esto mes a mes, de seguro tu cierre anual será efectivo. Tus Balances los presentaras a las entidades de control en el mes de enero y no en abril de c/año.

🎯EEFF (Estados financieros).

Elaboración y entrega oportunos, veraces y en cumplimiento con normas financieras, que permitan el análisis, correcciones y toma de decisiones oportunas. Los estados financieros cerrados a tiempo, te permitirán realizar análisis comparativos, aplicar ratios financieros y otros que permitan a la gerencia tomar decisiones correctivas antes del próximo cierre.

🎯¡Haz reconocimientos!

¡¡Recuerda!! No todos los reconocimientos son monetarios, regala un curso virtual, tiempo libre sorpresa o una carta entregada con la firma del jefe del departamento contable, también sirve.

🎯Trabajo en Equipo.

Recuerda que como departamento de servicio debemos proveer de información a las diferentes áreas de nuestra organización y brindar apoyo para toma de decisiones.

El departamento contable no es un departamento cerrado, es un departamento abierto que trabaja con todas las áreas: Producción, comercial, de campo, y administrativa.

Es importante, como departamento contable, tener apertura con todas las áreas, pues todas las áreas en sus operaciones normales de una u otra manera realizan transacciones que afectan a la contabilidad.

Si logras hacer sinergia con tales áreas te auguramos el éxito en tu departamento y la colaboración para lograr tu objetivo: Presentar información financiera a la alta gerencia con información oportuna.

Autor: Joseph Merchán, Ing. CPA. , Gerente  Outsourcing Contable – Implementaciones ERP