Para conseguir sintetizar y estructurar correctamente todos los movimientos económico – financieros es necesario un programa, un “ERP” que nos permita registrar todas esas operaciones: compras, ventas, pagos, deudas, cobros, saldos de clientes, organizando todos los datos y realizando los cálculos oportunos para cumplir con las entidades de control SRI, Superintendencia de Compañias, etc., pero también, para sacar las conclusiones que necesita la empresa en la toma de decisiones.
La importancia, como vemos, es extraordinaria.
Si somos gerentes no expertos en finanzas, probablemente tengamos un problema a la hora de elegir el “ERP” adecuado.
Al ser gerentes no especialistas en cuanto a sistemas, se nos presenta el riesgo de terminar comprando el programa del proveedor que tenga mayor poder de convicción o más fuerza comercial.
En Ecuador, existen empresas que han adquirido ERPs muy potentes a precios desorbitados, y tan sobredimensionados que la mayoría de sus funciones nunca serán utilizadas. También el caso contrario, comprar el más barato, que no da respuesta suficiente, creando un auténtico caos en la gestión.
Para estos casos, te damos tres opciones:
- Pedir cotización a varios proveedores
- Elegir entre ellos.
- Encargar a un consultor independiente un estudio previo para asegurarnos que elegimos el «software» que responde y atiende a nuestras necesidades.
Elegir un software ERP es una decisión con transcendencia operativa y económica. Si solo nos preguntamos: ¿Qué necesidades tenemos?¿Facturación electrónica, cumplir con las obligaciones tributarias y pago de impuestos? Estas son preguntas estandarizadas, y comunes, por tanto, resueltas con la mayoría de los programas informáticos financieros.
En cambio, ¿qué pasa cuando nos preguntamos por nuestra gestión interna? ¿Gestionamos una empresa con varios departamentos o solo tenemos un centro de de Costo? ¿Vendemos un artículo único o varias familias de artículos? ¿Fabricamos, comercializamos o somos una empresa de servicios? ¿Necesitamos un control de inventarios y ajustar periódicamente? No puede existir una solución estándar. Cada empresa es un mundo.
Si diriges una multinacional, el ERP de gestión tal vez estará ya implementado por sus propios programadores internos, pero si tu empresa no lo tiene debes recurrir a un sistema de gestión empresarial, una solución de recursos empresariales ERP.
Normalmente debe incluir unas sencillas tablas con los indicadores más relevantes hasta complejos cuadros de mando, siempre apropiados a las necesidades de nuestra actividad.
Es importante tener siempre presente que la función básica de la dirección de una empresa reside en el control de la gestión y la generación de valor. Un ERP adecuado es de mucha ayuda en tu gestión con la alta gerencia.
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