Una de las decisiones más importantes que toma una organización es la selección de un sistema que gestione toda la información del negocio para un control eficiente y óptimo de todas sus operaciones.

Los populares sistemas contables tienen muchas limitaciones en cuanto a la integración de toda la información que generan los departamentos internos y en consecuencia impiden una adecuada planificación de los recursos  empresariales.  

En contraparte, un ERP (Enterprise Resource Planning/Sistema de Planificación de los Recursos Empresariales) es más adecuado para una organización mediana o grande, ya que debe elegir un software más robusto que cumpla con los requisitos de sus diferentes departamentos como la nómina,  la contabilidad, las compras, las importaciones, la gestión de proyectos, la facturación, las ventas, la gestión de la cartera, las operaciones de la cadena de suministro, entre otras funciones.

La implementación de una nueva solución ERP en una empresa es un proceso complejo; que requerirá inversión inicial, la ayuda de una empresa experta y, un tiempo considerado, que pueden ser varios meses o incluso puede extenderse a años, de manera que pueda funcionar de forma integral en toda la organización.

A continuación, se muestra 7 consejos prácticos cuando llegue  el momento de elegir una nueva solución ERP.

1. Difundir y comunicar ampliamente el proyecto.

   Es una decisión compartida por toda la organización, no solo una elección de la alta gerencia. Por tal razón, cuando se está en un proceso de cambio o mejora tecnológica, los jefes departamentales deben hacer conocer el plan de acción a sus colaboradores, dado la importancia de un proyecto ERP.

2. Conocer los requisitos funcionales.

   El primer análisis que se debe realizar es la comparación entre requerimientos funcionales y el alcance del sistema. En esta fase del análisis, es importante distinguir entre aquello que el sistema debe tener y aquello que sería bueno tener, estableciendo las prioridades para una etapa inicial.

3. Facilidad de uso – Buena UX (experiencia de usuario).

   La facilidad de uso del software elegido es un criterio muy importante que debe ser tomado en cuenta ya que a más intuitivo sea, mayor retorno de la inversión proporcionará al evitar costosos y tediosos ciclos de formación.

4. Precios competitivos y financiación flexible.

   La implementación de ERP será una inversión que proporcionará un retorno. Como con cualquier inversión, es importante que los costos se distribuyen adecuadamente en el tiempo. Si es posible, es aconsejable evitar grandes inversiones iniciales e ir con un modelo que le permite pagar de forma mensual como un servicio.

5. Referencias.

   Otra prueba de haber hecho la selección correcta es el conocimiento de otras empresas que utilizan la misma solución, para ver cómo ha sido su experiencia con el sistema y el soporte.

6. Elegir un Proveedor adecuado.

   Elegir el software correcto es muy importante, pero la empresa proveedora es la clave. En un proyecto de ERP, hay 3 elementos que son igualmente primordiales: los productos, el equipo implementador y la empresa en su conjunto. Asegúrese a través de una investigación propia que la empresa encargada de implementar la solución ERP tenga experiencia tanto en las áreas de negocios como en la tecnología y que puede proporcionar apoyo local cuando sea necesario.  Un buen programador o técnico en el sistema, no necesariamente conoce las necesidades del negocio en profundidad, y esto es crucial para el éxito de una implementación.

7. Libertad para acceder al código fuente.

   Este es un punto opcional, pero importante para empresas de gran tamaño que deberán considerarlo para su decisión final. Una vez que ya tenga los candidatos, consulte si en un futuro podrá tener la posibilidad de adquirir el código fuente. Esto le asegurará cierta libertad en caso que desee asignar a otra empresa el desarrollo de cambios adicionales o hacerlos de forma interna con su propio departamento de sistemas.

Esperamos que este artículo le haya sido útil para entender qué es lo primero que debes de tener en mente antes de adquirir un ERP. En Corporación Aldía contamos con un equipo de expertos en finanzas y tecnología, si necesita ayuda y quisiera conocer nuestra solución tecnológica empresarial, Aldiabook ERP, haga click aquí.

Autor: Javier Guzmán, Consultor Comercial Senior